AdrasisAdrasis

Ödemeler

Tedarikçi ödemeleri

Tedarikçilere banka havalesi ya da sanal kartla ödeme yapılabilir. Tedarikçi ödemeleri ekranında her rezervasyonun ödeme kayıtlarını, gerekli onaylarını ve ödeme hareketlerini takip edersiniz.

Listeden bir ödeme seçerek ayrıntılarını açın. Buradan onay geçmişini ve kart hareketlerini inceleyebilir, durumu uygun olan ödemeleri iptal edebilirsiniz.

Ekranda neler var?

  • Ödeme listesi. Ödemeler tüm durumlarda listede kalır: Beklemede, İhraç edildi, Mutabık, Ters kayıt, Başarısız, Süresi doldu ve İptal edildi. Her satırda rezervasyon, tedarikçi referansı, tutar, yöntem, sağlayıcı ve durum yer alır. Onay işlemleri yalnızca onay bekleyen ödemelerde gösterilir.
  • Ödeme ayrıntıları. Ödeme özetini, onay geçmişini, sanal kart çekimlerini ve durum değişikliklerini inceleyin. Kullanabileceğiniz işlemler, yetkilerinize ve ödemenin durumuna bağlıdır.
  • Onay geçmişi. Ödemeyi kimin onayladığını veya reddettiğini, işlem zamanını ve varsa gerekçesini görün. Ödemenin durumu değişse de önceki kayıtlar korunur.

Finans raporlarındaki ayrı tedarikçi geçmişi sayfası, bir tedarikçinin farklı rezervasyonlara ait hareketlerini bir araya getirir. Örneğin Hotel Sunrise için geçen ay kaydedilen ödemeleri görmek üzere bu sayfada tarih aralığı seçin.

Onay akışı

Her ödeme Beklemede durumuyla başlar. İşleme alınmadan önce onay gerekip gerekmediğini organizasyonunuzun onay kuralları belirler.

Gereklilik İşleyiş
Onay gerekmiyor Ödeme, onay adımı olmadan işleme alınır.
Bir kişinin onayı Gerekli role sahip bir operatör ödemeyi onaylar.
İki kişinin onayı Gerekli role sahip iki farklı operatörün onayı gerekir. Bir operatörün reddetmesi, bekleyen ödemeyi iptal eder.

Bir acente, 5.000 EUR ve üzerindeki EFT (elektronik fon transferi) ödemeleri için iki kişinin, sanal kart ödemeleri için bir kişinin onayını isteyebilir. Kurallar ödeme yöntemine, para birimine ve asgari tutara göre belirlenebilir. İlk eşleşen kural, organizasyonun ilgili rezervasyonlarında uygulanır. Ödemeyi oluşturan kişi kendi ödemesini onaylayamaz.

Onay verildiğinde ne olur?

Gerekli son onayla birlikte ödeme işleme alınabilir. Sanal kartta, kartın oluşturulduğu doğrulandıktan sonra ödeme İhraç edildi durumuna geçer. Kart limiti, kullanılabilir bakiyenizden bu ödemeye ayrılır. Tedarikçinin tamamlanan çekimleri ise ayrıca ödenen tutar olarak kaydedilir.

Onay verilmesine rağmen işlem başlayamıyorsa ödeme Beklemede kalır. Bekleme nedenini ayrıntı sayfasında görebilirsiniz. Sorun giderildikten sonra yetkili operatör, yeni bir onay eklemeden işlemi yeniden deneyebilir.

Onay verilmesi, ödemenin tamamlandığı anlamına gelmez. Tedarikçinin parayı aldığını doğrulamak için ödeme hareketlerini, banka havalesinde ayrıca banka kaydını inceleyin.

Ödemeyi reddetme veya iptal etme

Onay bekleyen bir ödemeyi reddederken gerekçesini yazın. Ödeme İptal edildi durumuna geçer; rezervasyon değişmez. Ret kararı ve gerekçesi onay geçmişinde kalır. Düzeltilmiş bir ödeme için yeni ödeme talebi gerekir.

Kartı oluşturulmuş bir ödemeyi iptal etmek, kartın kalıcı olarak kapatılmasını başlatır. Kapanış doğrulanıp kart hareketlerinin uzlaştırması tamamlandıktan sonra kullanılmayan tutar yeniden kullanılabilir hale gelir. Tedarikçinin tamamlanan çekimleri kayıtlarda korunur.

Rezervasyonu iptal etmek sanal kartı kendiliğinden kapatmaz. İlgili tedarikçi ödemesini ayrıca inceleyin. Önceki bir ödeme girişiminin sonucu belirsizse yeni ödeme talep etmeden önce durumunu kontrol edin.

Ödeme yöntemleri

  • Banka havalesi (EFT). Tedarikçiye yapılan ödemeyi ve finans kaydını takip edin. Kullanılan ödeme düzenine göre tutar ayrılmış veya gerçekleşmiş hareket olarak kaydedilir. Ödemenin tamamlandığını banka kayıtlarıyla doğrulayın; İhraç edildi durumu tek başına tedarikçinin parayı aldığını göstermez.
  • Sanal kart. Her kart bir ödemeye ve bir rezervasyona bağlıdır. Para birimi, limit ve otomatik kapanma tarihi sabittir. Tamamlanan çekimler, ödeme için ayrılmış kalan tutarı azaltır. Kullanılmayan tutar, kapanış doğrulanıp uzlaştırma tamamlandıktan sonra serbest kalır. Ayrıntılar için Sanal kartlar sayfasına bakın.

Onay ve işlem geçmişi

Onay geçmişinde her onay ve ret kararı şu bilgilerle korunur:

  • İşlemi yapan operatör ve işlem sırasında sahip olduğu rol.
  • İşlem ve zamanı.
  • Ret için zorunlu, onay için isteğe bağlı gerekçe.

İptal ve diğer operatör işlemleri işlem geçmişine kaydedilir. Kart hareketleri ve durum değişiklikleri ödeme ayrıntısında ayrı olarak gösterilir.

Ayrıntı sayfasında kartın varsa son dört hanesi, para birimi, limiti, tahsil edilen tutarı, ödeme için ayrılmış kalan tutarı ve otomatik kapanma tarihi de yer alır. Tam kart numarası (PAN) ve güvenlik kodu (CVC) gösterilmez.

Sık sorulan operasyon soruları

  • "Hangi tedarikçi ödemeleri hâlâ bekliyor?" Listedeki bekleyen ödemelerin ayrıntısını açın. Onay, işlem veya inceleme bekleyip beklemediğini buradan kontrol edin.
  • "12 Mayıs'ta Hotel Sunrise için 8.400 EUR tutarındaki ödemeyi kim onayladı?" Ödemenin onay geçmişinde operatörü ve işlem zamanını görün.
  • "Geçen çeyrekte Hotel Sunrise için hangi ödemeler kaydedildi?" Finans raporlarında tedarikçi geçmişini açıp çeyreğin tarih aralığını seçin. Her hareketin para birimini ve ayrılmış, gerçekleşmiş veya ters kayıt olup olmadığını inceleyin.
  • "Bu ödeme neden reddedildi?" Ödemenin onay geçmişindeki ret gerekçesini okuyun.

İlgili ödeme ekranları

  • Rezervasyon nakit akışı. Bir rezervasyona ait misafir ödemelerini ve tedarikçi hareketlerini Rezervasyon nakit akışı sayfasından inceleyin.
  • Nakit pozisyonu. Para birimi bazında kullanılabilir bakiyeyi ve ödemelere ayrılan tutarları Nakit pozisyonu sayfasından takip edin.
  • Mutabakat ve uzlaştırma. Beklenen ve kaydedilen ödemelerin nasıl karşılaştırıldığını Mutabakat ve uzlaştırma sayfasından okuyun.

Buradan sonrası