Muhasebe aktarımı, Adrasis üzerinden yaptığınız her satışı muhasebe programınıza bir satış kaydı olarak verir: kim kime sattı, satış ve alış tutarları, komisyon, vergi satırları, para birimi ve hizmet tarihleri. Muhasebe programınız yeni ve değişen kayıtları bir API anahtarıyla çeker; aynı kayıtları CSV ya da Excel dosyası olarak da alabilirsiniz. Adrasis fatura kesmez; faturayı muhasebe programınız ya da e-fatura sağlayıcınız keser, numaralar ve kaydeder.
Örneğin Mavi Kıyı Turizm Ltd. Sunrise Otel'de iki gecelik bir konaklamayı 1.000 TL'ye satar. Muhasebe programı alıcının 120.01.0042 cari koduyla, KDV ve konaklama vergisi satırlarıyla ve 1-3 Aralık hizmet tarihleriyle tek bir satış kaydı alır. Misafir iptal ettiğinde program aynı kaydın iptal olarak işaretlenmiş yeni bir sürümünü, iptal cezasıyla birlikte alır.
Satış kaydı hiçbir zaman düzeltilmez. Her değişiklik yeni bir sürüm ekler: satış, değişiklik, iptal, iade ve hizmetin tamamlanması. Kurallarınız gerektiriyorsa muhasebe programınız iptal ya da iade sürümünden iade faturası keser.
Satış kaydında neler var
Bir kayıt, organizasyonunuzun defterleri için tek bir hizmeti (otel konaklaması, tur, transfer) anlatır. Bir alt acente sizin ürününüzü sattığında siz de alt acente de kendi kaydınızı alırsınız; hiçbir kayıt diğer tarafın kendine ait rakamlarını göstermez.
| Grup | Ne gelir |
|---|---|
| Referanslar | Rezervasyon referansı ve rezervasyon numarası, hizmetin referansı, acente referansınız, kanalın ve tedarikçinin onay numaraları. |
| Taraflar | Satıcı (kendi fatura bilgileriniz), alıcı ve tedarikçi; her biri unvan, vergi numarası ve türü, vergi dairesi, adres ve sizin onlar için kullandığınız cari kodla. |
| Satış modeli | Net fiyat: kendi adınıza satarsınız, faturaya tam fiyat yazılır. Komisyonlu: tedarikçi adına satarsınız, faturaya komisyonunuz yazılır. Misafirden tahsilatı kimin yaptığı da gelir. |
| Tutarlar | Satış tutarı, tedarikçi net tutarı, kâr marjı, oranı ve matrahıyla komisyon ve kendi kaydınızda satış için ödediğiniz maliyet. |
| Vergi satırları | Her vergi ve oran için bir satır: matrah, tutar, fiyata dahil olup olmadığı ve e-fatura vergi türü kodu, örneğin KDV için 0015, konaklama vergisi için 0059. |
| Hizmet | Başlangıç ve bitiş tarihleri, hizmetin tamamlandığı an. |
| İptal | Hizmetin iptal edilip edilmediği ve belli olduğunda iptal cezası. |
Her tutar rezervasyonun para birimindedir ve kaydedildiği gibi dört ondalık haneyle gelir, örneğin 870.1234. Aktarımda hiçbir tutar yuvarlanmaz.
Kanaldan gelen rezervasyonlarda vergi dökümü
Kanal vergi dökümünü gönderiyorsa rezervasyonda korunur. Yalnız gecelik fiyatları gönderiyorsa Adrasis bu tutarları tesisin vergi ayarlarına göre ayrıştırır. Örneğin 1.000 TRY'lik geceye dahil vergiler bu tutarın içinden ayrılır; misafirin fiyatına yeniden eklenmez.
Gerekli ayrıntı yoksa veya hesaplama yapılamıyorsa rezervasyon vergi dökümü olmadan da kaydedilebilir. Dökümün boş olması satışın vergisiz olduğunu göstermez. Kaydı faturada kullanmadan önce kaynak rezervasyonu ve tesisin vergi ayarlarını inceleyin. Bu değişiklik eski rezervasyonları kendiliğinden yeniden hesaplamaz.
E-fatura biçimiyle alan eşlemesi
Kaydın alanları Türkiye e-fatura biçimi UBL-TR 1.2.1'i, yanında Avrupa standardı EN 16931'i izler; e-fatura sağlayıcınız alanları tahmin etmeden eşler.
| Kayıt alanı | UBL-TR 1.2.1 | EN 16931 |
|---|---|---|
| Satıcının kimliği ve adresi | cac:AccountingSupplierParty |
BG-4 |
| Alıcının kimliği ve adresi | cac:AccountingCustomerParty |
BG-7 |
| Alıcının cari kodu | alıcı kimliği, şema MUSTERINO |
BT-46 |
| Rezervasyon numarası, acente referansı | cac:OrderReference, cac:AdditionalDocumentReference |
BT-13, BT-122 |
| Hizmet dönemi | cac:InvoicePeriod |
BG-14 |
| Para birimi | cbc:DocumentCurrencyCode |
BT-5 |
| Vergi satırının matrahı, tutarı, oranı | cac:TaxSubtotal |
BG-23 |
TL dışındaki bir faturanın döviz kuru kayıtta yoktur. E-fatura biçimi, TL olmayan her faturada fatura tarihinin kurunu ister. Muhasebe programınız faturayı kestiği günün kurunu uygular.
Doğrudan rezervasyonda alıcı kimdir?
Alıcı, rezervasyon sırasında seçilen fatura bilgilerine göre belirlenir. Kurumsal müşteri kartından şirketin fatura bilgileri ve sizin cari kodunuz alınır. Yalnız o rezervasyon için kişi veya şirket bilgisi girilmişse tekrar kullanılacak bir kart oluşturulmadan bu bilgiler kullanılır. İkisi de yoksa alıcı, rezervasyonun iletişim kişisidir; konaklayan kişi olmak zorunda değildir.
Örneğin çalışan Sunrise Otel'de kalır, kurumsal müşteri olarak Kuzey Yıldızı Mühendislik Ltd. seçilir. Satış kaydı şirketi 120.01.0042 cari koduyla gösterir. Bu kayıt, şirketin ödeme yaptığını söylemez. Tahsilatı rezervasyon referansıyla ayrıca eşleştirin.
API partneri ve alt acente satışlarında alıcı, ilgili ticari ilişkiye göre belirlenir. API partnerinin fatura kartı eksikse misafirin kimliği onun yerine kullanılmaz. Bkz. Fatura bilgileri ve cari kodlar.
Faturaya hazır kayıtlar
Bir kayıt hem satıcıyı hem alıcıyı adlandırıyorsa faturaya hazırdır. Bunlardan biri eksik olan kayıt, nedeniyle birlikte faturaya hazır değil olarak aktarılır: kendi fatura bilgileriniz eksikse parties.seller, alıcının fatura bilgileri yoksa parties.buyer.
Örneğin partnerin fatura bilgilerini girmeden önce bir API partnerine yapılan satış, parties.buyer nedeniyle faturaya hazır değil olarak aktarılır. Hiçbir zaman alıcısız bir satış olarak aktarılmaz. Partnerin fatura bilgilerini girin; o kaydın bir sonraki sürümü bu bilgileri taşır.
Önceki sürümleri karşılaştırmak için saklayın. Satış kaydının mevcut sürümleri değişmez. Yeni işlemler ek sürüm oluşturur. Kendi fatura bilgilerinizi Organizasyon ayarları'na, partnerlerinizinkini Fatura ve cari bilgileri kartlarına Fatura bilgileri ve cari kodlar sayfasında anlatıldığı gibi girin.
Kâr marjı, gelir ve maliyet
| Sütun | Anlamı |
|---|---|
| Kâr marjı | Satış tutarı eksi satış için ödediğiniz tutar, rezervasyonun para biriminde. Kendi kaydınızda bu tutar maliyettir: 850 TL netinin üstüne 150 TL fiyat farkı koyup 1.000 TL'ye sattığınız odanın marjı 150 TL'dir. Odalarınızı satan bir alt acentenin kaydında size borçlu olduğu tedarikçi net tutarıdır. Maliyetiniz bilinmiyorsa marj da boş kalır. |
| Gelir | Kendi kaydınızdaki komisyonlu bir satışta komisyonunuz, diğer durumlarda kâr marjınız. Gelir türü sütunu hangisi olduğunu söyler. |
| Maliyet | Satış için tedarikçinize ödediğiniz tutar; rezervasyon anında sabitlenir ve yalnız kendi kaydınızda yer alır. Konaklamada odanın satıldığı fiyattan fiyat farkınız, komisyonlu fiyatta komisyon düşülerek bulunur. Bilinmiyorsa sütun boş kalır ve nedeni yazılır. Bilinmeyen maliyet hiçbir zaman 0 olarak gösterilmez. |
Muhasebe programınız değişiklikleri nasıl çeker
-
API anahtarı oluşturun
Finansal, ardından Muhasebe aktarımı sayfasını açın ve Yeni anahtar seçin. Anahtara bir ad verin ve neyi okuyabileceğini seçin: satış kayıtları, para hareketleri dosyası ya da ikisi. Anahtar bir kez gösterilir; muhasebe programınızın ayarlarına kopyalayın. Anahtar yalnız sizin organizasyonunuz için çalışır ve dakika ile gün başına bir istek sınırı vardır. Anahtarları organizasyon yöneticisi oluşturur ve iptal eder; program kullanımdan kalktığında ya da anahtar sızdığında aynı sayfadan iptal edin, anahtarı kullanan program bir sonraki isteğinde durur.
-
Bir başlangıç anından çekin
Program bir başlangıç anından bu yana kaydedilen her değişikliği ister, örneğin 1 Ekim 00:00 UTC. Her cevap en çok 31 günü kapsar ve şu andan bir dakika önce biter; böylece yazılmakta olan bir değişiklik hiçbir zaman atlanmaz.
-
Sayfaları sonuna kadar izleyin
Uzun bir cevap sayfalar halinde gelir. Program sayfa bağlantısını, sayfa kalmayana kadar izler. Her değişiklik bir kez ve kaydedildiği sırayla gelir.
-
Kaldığı yerden devam edin
Cevap nerede bittiğini söyler. Program bu anı saklar ve bir sonraki çekmeye oradan başlar. Cevap daha sonra yeniden denemesini söylerse program verilen saniye kadar bekler.
Muhasebe programı sağlayıcınız için. İstek, anahtar X-API-Key başlığında ve başlangıç anı updated_since alanında olmak üzere GET /api/console/v1/accounting/sale-records'tur. Tutarlar "870.1234" gibi metin olarak gelir; kimlikler rezervasyon referansı ve rezervasyon numarasıdır.
Dışa aktarılan dosyalar
Aynı kayıtlar en çok 31 günlük bir aralık için dosya olarak da alınır, örneğin 1-31 Ekim. Finansal, ardından Muhasebe aktarımı sayfasını açın, ilk ve son günü seçin, dosyayı seçin.
| Dosya | İçeriği |
|---|---|
| CSV | Fatura bilgilerinizi ve kapsanan aralığı veren on satır, bir boş satır, ardından tek bir tablo: ya satış kayıtları ya da hizmet referansı ve sürümle eşlenen vergi satırları. |
| Excel (XLSX) | Fatura bilgileriniz ve aralıkla bir seller sayfası, bir sale_records sayfası ve bir tax_lines sayfası. Tutarlar her ondalığı korusun diye metin olarak saklanır. |
İçinde bulunduğumuz ana yakın biten aralık, tamamlanmış kayıtları kapsayacak şekilde kısaltılır; dosya gerçek bitiş anını yazar. Önceki aktarım erken kesildiyse aynı aralığı daha sonra istemek ek kayıtlar getirebilir. Dosyaları karşılaştırırken bildirdikleri başlangıç ve bitiş anlarını kullanın. Dosyanın başlığında güncel fatura bilgileriniz yer alır. 50.000'den fazla değişiklik içeren bir aralık kabul edilmez; daha kısa bir aralık aktarın.
Satışları ve tahsilatları eşleyin
Nakit pozisyon sayfasındaki para hareketleri dosyası her ödemeyi satış kaydındaki rezervasyon referansı ve rezervasyon numarasıyla adlandırır. Muhasebe programınız bir satışı tahsilatlarıyla bu referans üzerinden eşler. Program bu dosyayı aynı API anahtarıyla GET /api/console/v1/accounting/movements/export adresinden, from ve to ile verilen bir zaman aralığı için çeker.
Örneğin 2841308894 numaralı rezervasyonda 1.000 TL'lik bir satış kaydı ve aynı rezervasyona gelen 600 TL'lik havale 400 TL açık bırakır.
Neler yapılmaz
- Fatura kesilmez. Fatura numarası verilmez; vergi idaresine ya da bir e-fatura ağına hiçbir şey gönderilmez.
- Muhasebe defteri tutulmaz. Hesap planı ya da defter yoktur; kayıtları muhasebe programınız işler.
- Rezervasyon ve ödemeler değişmez. Aktarım yalnız satılanı ve tahsil edileni okur.